Email bisnis berbeda dengan email biasanya yang digunakan banyak orang atau yang disebut email personal. Harusnya perusahaan punya email sendiri agar terlihat lebih profesional dimata klien, bukan menggunakan email umum seperti gmail atau yahoo.
Jika Anda pebisnis dan berencana untuk membutuhkan email khusus perusahaan, artikel ini sangat tepat untuk dibaca. Setidaknya ada 4 cara membuat email bisnis profesional yang akan mendongkrak dan menjangkau konsumen lebih luas lagi.
Alasan Harus Punya Email Bisnis
Sebelum masuk ke langkah membuat email bisnis profesional, ketahui terlebih dahulu sejumlah alasan mengapa Anda harus menggunakan email perusahaan dengan domain sendiri. Berikut alasan dan keuntungannya.
1. Gmail atau Yahoo Hanya Cocok Jika Digunakan Untuk Kebutuhan Personal
Agar lebih hemat dan simpel, bisa saja Anda menggunakan Gmail atau Yahoo mail sebagai email perusahaan. Namun, alamatnya terlihat tidak begitu profesional dimata klien karena siapa saja bisa membuatnya. Domainnya juga umum dibelakangnya .gmail.com atau yahoo.com.
Email gratis tersebut lebih cocok jika digunakan untuk kebutuhan personal, bukan untuk skala bisnis. Apalagi perusahaan yang Anda miliki cukup besar seperti CV atau PT, email dengan domain khusus merupakan keharusan.
2. Validasi Perusahaan
Alasan perlu menggunakan email dengan domain khusus perusahaan lainnya adalah untuk membuktikan bahwa benar itu alamat email perusahaan. Ini karena domain bersifat ekslusif, hanya perusahaan Anda yang memilikinya.
Email sendiri sangat penting karena fungsinya untuk berkomunikasi dengan para stakeholder. Dengan menggunakan domain perusahaan, Anda bisa memberikan kesan baik dan terpercaya kepada para mitra dan pelanggan.
3. Meningkatkan Kepercayaan dan Meminimalisir Tindak Penipuan
Alasan ketiga mengapa harus menggunakan email dengan domain perusahaan adalah meningkatkan kepercayaan pelanggan dan klien. Berdasarkan survei, 65 persen orang lebih percaya dengan email domain khusus perusahaan dibanding gratisan seperti yahoo atau Gmail, apalagi perusahaan Anda cukup besar.
Kepercayaan merupakan hal utama yang harus dipertahankan demi keberjalanan bisnis Anda. Jika sudah dipercaya pelanggan, Anda pun bisa dengan mudah menawarkan produk tanpa khawatir dituduh penipuan.
Email bisnis juga bisa meminimalisir penipuan yang seringkali menghampiri konsumen. Misalnya saat rekrutmen karyawan, Anda bisa memanggil mereka melalui email bisnis agar lebih terpercaya. Mengingat banyak sekali penipuan rekrutmen atau lainnya yang mengatasnamakan perusahaan tertentu dengan menggunakan email gratisan.
Dengan email bisnis, perusahaan bisa meminimalisir kasus penipuan yang menimpa konsumen. Itu karena pelanggan dapat dengan mudah membedakan mana alamat email resmi yang asli dan palsu dengan mengetahui domain dibelakangnya.
Cara Membuat Email Bisnis Profesional
Setelah mengetahui manfaat menggunakan email bisnis, saatnya mulai untuk membuat. Setidaknya ada empat cara yang perlu dilakukan, namun cukup mudah karena kami akan menjelaskannya secara rinci. Berikut selengkapnya.
1. Dengan Zoho
Layanan email bisnis profesional pertama yang bisa digunakan adalah Zoho. Layanan ini menyedikan free plan bagi yang berencana membuat email bisnis dengan domain perusahaan. Berikut cara daftarnya.
- Buka website Zoho kemudian pilih Free Plan dan lanjutkan dengan klik Get Started
- Tuliskan domain website bisnis perusahaan Anda dan lengkapi informasi yang diminta, jika sudah klik proceed.
Email bisnis profesional yang ditawarkan Zoho dibatasi hanya untuk lima username di satu domain. Rinciannya 5 GB per user dengan attachment maksimal 25 MB. Lebih lengkapnya bisa mengunjungi cara membuat email dengan Zoho lengkap di Niagahoster.
2. Membuat Email di cPanel
Selanjutnya yakni dengan cPanel, ini bisa diaplikasikan jika Anda sudah mempunyai hosting serta domain. Jika belum punya, Anda perlu membeli hosting dan domain sendiri langsung melalui cPanel. Biaya email bisnis sudah termasuk biaya hosting serta domain yang dipilih.
Berikut langkah membuat email di cPanel selengkapnya:
- Pertama, buka cPanel kemudian klik menu email accounts
- Lanjutkan dengan klik create dan isi data yang diminta mulai dari domain yang ingin dipilih, username email, storage mail, lokasi folder email dan password.
- Jika sudah diisi lengkap, klik create dan email bisnis pun berhasil dibuat.
3. Email Gratis Niagahoster
Jika Anda pengguna hosting dari Niagahoster, perusahaan ini juga menawarkan email gratis untuk pelanggannya. Jika belum punya, Anda bisa terlebih dahulu membuat email dan domain dengan masuk cPanel Niagahoster.
Perlu diketahui, Niagahoster menerapkan batasan untuk pengiriman email harian yakni maksimal 2.400 email per harinya. Namun, jangan khawatir karena pihak mereka menawarkan upgrade ke layanan versi berbayar agar bisa menjangkau lebih dari 2.400 email per hari.
Space disk email juga bertambah sampai dengan 100 GB. Terdapat tiga paket yang bisa dipilih yakni Mail Pro dengan kapasitas 25 GB, Business dengan kapasitas 50 GB dan Mail Business Extra dengan storage 100 GB.
4. Menggunakan G Suite
G Suite merupakan layanan email bisnis profesional yang ditawarkan Google. Anda bisa membuat email dengan domain sendiri namun tetap memakai gmail saat login. G suite ini berbayar, namun Anda bisa mencoba versi trial nya terlebih dahulu.
G Suite menawarkan uji coba gratis selama dua minggu atau 14 hari. Setelah masa trial selesai, Anda perlu membayar agar tetap bisa menggunakan email bisnis. Ada beragam paket yang ditawarkan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan, mulai dari 3 US Dollar per bulan per user. Berikut caranya.
- Pertama, masuk ke situs G Suite kemudian klik mulai uji coba gratis.
- Lanjutkan dengan memilih sejumlah orang yang bekerja di perusahaan Anda
- Kemudian akan muncul pertanyaan apakah sudah mempunyai domain atau belum, jika sudah punya klik Ya.
- Lanjutkan dengan mengisi alamat domain website perusahaan lalu konfirmasikan.
- Pilih apakah ingin mendapatkan email newslatter Google ataukah tidak
- Selanjutnya, buat akun email untuk masuk dengan mengisi formulir yang disediakan oleh Google.
Sudah Siap Membuat Email Bisnis Profesional?
Membuat email perusahaan menggunakan layanan berbayar atau gratis itu sebenarnya merupakan pilihan masing-masing, tidak ada paksaan perusahaan harus punya email bisnis. Namun, sebagai pemilik, Anda perlu mempertimbangkan dan mengukur seberapa besar kebutuhan perusahaan untuk menggunakan email bisnis profesional.
Jika perusahaan Anda besar seperti CV atau PT, email bisnis mutlak dibutuhkan karena setiap harinya perusahaan pasti akan mengirim ribuan email ke mitra, stakeholder dan pelanggan. Kecuali perusahaan masih rintisan dengan jumlah karyawan tak lebih dari 10 orang, email gratisan seperti gmail masih relevan dipakai.
Namun, saat bisnis Anda mulai berkembang dan konsumen semakin banyak, Anda bisa mulai mencari email bisnis dengan paket berbayar dan spesifikasi yang paling cocok untuk perusahaan Anda.
