SOP adalah seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang yang diikuti oleh suatu organisasi.
SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure atau dalam bahasa Indonesia disebut Standar Operasional Prosedur.
SOP sangat penting bagi bisnis dan organisasi. Setiap perusahaan pasti membutuhkan SOP untuk menjalankan tugas dan fungsinya secara lebih rapi dan terstandar.
Apa Itu SOP?
Jika kita melihat pengertian SOP yang diberikan dari U.S. Environmental Protection Agency :
SOP adalah seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang yang diikuti oleh suatu organisasi. Click To Tweet
Pengembangan dan penggunaan SOP adalah bagian integral dari sistem yang berkualitas dan sukses.
Karena SOP mampu memberikan informasi kepada individu untuk melakukan pekerjaan dengan benar, dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas dan integritas produk atau hasil akhir.
Pengertian SOP Menurut Ahli
Insani (2010:1)
SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.
Tjipto Atmoko (2011)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Sailendra (2015:11)
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
Manfaat SOP
SOP yang dipraktikkan dengan benar, akan memberikan manfaat bagi organisai atau perusahaan. Adapun manfaat Standard Operating Procedure (SOP) antara lain :
Menghemat Waktu
Jika pekerjaan yang sama dikerjakan dengan berbagai cara yang berbeda maka, tentu kita akan menggambil waktu terpanjang sebagai antisipasi. Dan itu berarti semakin banyak waktu yang terbuang percuma.
Menghemat Biaya
Jika perkerjaan dilakukan secara seragam, maka alat dan kebutuhan lainnya juga akan seragam. Dan itu artinya biaya yang lebih efisien bagi perusahaan.
Meminimalisir Kesalahan
Dengan adanya standarisasi untuk setiap langkah yang harus dilakukan, karyawan akan lebih mudah memahami dan melaksanakan tugasnya. Dan pada akhirnya akan meminimalisir kesalahan yang terjadi
Perlindungan Hukum
SOP dapat berperan sebagai instrument yang dapat melindungi pegawai dan perusahaan dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan,
Menghindari Tumpang Tindih
Pembuatan standarisasi, menuntut pembagian tugas yang jelas diantara para pegawai. Pelaksanaan tugas akan semakin rapi dan teratur karena setiap detilnya telah dijelaskan di dalam dokumen.
Menjamin Konsistensi
Jika SOP yang telah dibuat mampu dijalankan dengan baik, maka konsistensi baik dari sisi mutu, waktu dan prosedur akan tercipta. Kualitas pelayanan kepada konsumenpun akan meningkat.
Kualifikasi Kompetensi
Dengan membuat SOP kita akan mengetahui setiap detil pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap jabatan. Dan secara otomatis kita akan mengetahui informasi kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh karyawan dalam jabatan tersebut.
Kendala Dalam Penerapan SOP
Ada beberapa kendala yang umum terjadi ketika menerapkan SOP pada suatu organisasi atau perusahaan.
SOP Yang Dibuat Kurang Jelas
Kendala ini bersumber dari kesalahan saat proses pembuatan SOP. Kemudian setelah SOP selesai, tahapan yang tercantum didalamnya dianggap tidak jelas bagi yang akan menjalankannya.
Efeknya saat dilaksanakan, masih terdapat berbedaan output singga tujuan dari SOP tidak tercapai. Masalah ini dapat diselesaikan dengan perbaikan kembali pada SOP.
Perbedaan Pendapat SOP
Kendala kedua adanya ketidaksepahaman terhadap apa yang telah tercantum pada SOP. Hal ini dapat berupa perorang ataupun kelompok dalam organisasi.
Cara mengatasinya bisa dengan melakukan diskusi mengenai pendapat mereka terhadap SOP. Mintalah saran dari mereka untuk mengevaluasi SOP.
Perhatikan kembali SOP yang telah dibuat, apakah ada yang merugikan sebagian pihak.
Demikianlah pembahasan kita mengenai apa itu SOP? semoga bermanfaat.
